GoBD-Verfahrensdokumentation

GoBD-Verfahrensdokumentation

Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist eine Verfahrensdokumentation ein verpflichtendes, wesentliches Ordnungsmäßigkeitsmerkmal, das die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung gewährleistet und zunehmend in die Betriebsprüfungen miteinbezogen wird.

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Insbesondere der digitale Eingangsrechnungsworkflow mit ersetzendem Scannen rückt hier in den Fokus der Finanzverwaltung. Digitale Abbilder von Belegen können nur in Verbindung mit einer ordnungsmäßigen Verfahrensdokumentation die Belegfunktion erfüllen. Nicht zuletzt durch die Möglichkeit zur unangekündigten Kassen-Nachschau (vgl. Kassensicherungsverordnung) werden Verfahrensdokumentationen stärker fokussiert und müssen unverzüglich und aktuell zur Verfügung stehen.

Rechtliche Folgen
Die rechtlichen Folgen bei Fehlern im Umgang mit der Verfahrensdokumentation können unterschiedlich ausfallen. Neben Verzögerungsgeldern von bis zu 250.000 EUR, drohen Hinzuschätzungen bis hin zur Verwerfung der Buchführung durch die Finanzverwaltung. Zudem sind ordnungsmäßige Verfahrensdokumentationen ein essenzieller Baustein des Tax Compliance Managements des Unternehmens und können sich im Streitfall strafmindernd bzw. strafbefreiend für die Geschäftsführung auswirken.

Inhalt einer Verfahrensdokumentation
Die Finanzverwaltung versteht unter einer Verfahrensdokumentation die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses. Dabei setzt sich die Dokumentation in der Regel aus mehreren Bestandteilen zusammen:

  • Allgemeine Verfahrensbeschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation

Die Dokumentation muss stets aktuell sein und den eingesetzten IT-Systemen und tatsächlich gelebten Prozessen entsprechen. Somit sind alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos zu dokumentieren. Die Verfahrensdokumentation muss somit fortgeschrieben und ständig an die realen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden.

Aufbewahrungsfristen
Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen im Sinne der Abgabenordnung und unterliegt den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Der Steuerpflichtige muss die revisionssicher archivierten, jeweils für den Prüfungszeitraum gültigen Verfahrensdokumentationen zeitnah und in einem lesbaren Format zur Verfügung stellen können.

Nutzen einer Verfahrensdokumentation
Neben den positiven rechtlichen Folgen dient die Verfahrensdokumentation als Basis für die Durchführung von Kontrollen zur Prozesskonformität im Rahmen des internen Kontrollsystems bzw. Tax Compliance Managements und kann ein schnelleres und sicheres Onboarding z. B. für neue Mitarbeiter und Dienstleister ermöglichen.

Gerne unterstützen wir Dich und Dein Unternehmen beratend oder erstellend bei der Verfahrensdokumentation. Du kannst die Verfahrensdokumentationen mit unserem jährlichen und anlassbezogenen Aktualisierungsservice vollständig auslagern.